橫向官員 發揮協調功力
先講解一下 政務委員 在台灣政府的行政架構的崗位,是明訂在行政院組織法裡面的職位。他們可叫作horizontal minister,是橫向的官員。行政院裡面有32個部門,屬院的首長,這一些首長們都是縱向的。但是在這32位上面有9位的政務委員,他們沒有特定要管哪一個部門,反之是按照院長的調派。而唐鳳負責 青年參與、社會創新 及 開放政府,所以任何部門,只要跟這三件事有關,都可以做跨部門協商。
以「公務員」為本 帶動公眾參政
與唐鳳及其團隊的傾談中,我有一個重要的提醒與發現,那就是以人為本的設計。她們從設計的流程就非常體貼不同持份者(如:公務員和市民)的觀點與角度。她們所起動的 公平政策網絡參與平台(https://join.gov.tw/ )。在平台上,台灣人只要累積夠5,000個連署,就可以召喚相關部門首長回覆。如果連署跨兩個以上的部門,在大家的同意之下,就會召喚唐鳳辦公室來協調各個部門。
從我們的角度看,公務員團隊必定會覺得很大壓力和負擔,以致他們不想創新,只是照本子辦事便好。但其實唐鳳的團隊已經在設計的流程中想到這一點!每一年每個部門最多只需要辦六次這樣的公眾回覆的場次。因為在設章上有列明,45天之內有兩個達5000人的連署不需要辦兩場。所以大概是兩個月為一週期。另外,各回覆部門會有援兵,沒有被點到名的部門會去幫這個部門來做意見蒐集,做訪談、當facilitator等等的工作。設計理念背後是因為他們本身就懂公共行政,所以他們講的不會出偏差,同時這跟他本業無關,所以比較可以中立,她們透過這一種交岔支援的方法,讓他不是浪費時間,而是得到外面的資源和支援。
回應不同階層公務員的需要
另一以人為本的設計體現是根據不同階層的公務員的需求跟痛點 (Pain Point) 去設計整個流程。她們用三個理由去說服每一個部門和階層的同事。 第一個理由是 風險管理 — 如現在不處理這聯署所關注的,等到人家上街才處理,那就遲了!如果可以提前處理,那可高級官員省卻很多風險。 第二個理由是可以幫助各部門 #慳力 — 如果有部門對聯署有興趣的話,跨部門合作可以令大家交流分享一些原本不知道創新解決的方法,從而省掉大家的力氣,讓大家早一點下班,又可以解決市民提出的意見。 除了降低風險和幫他們慳力氣之外,第三個理由是所有參與的人都會有一些外在的獎勵。每一次行動成為個案,官員們可以跟唐鳳的團隊到處去分享。不管任何的部門,如果一個中層的官員,常常到國際上演講,升官是可以很快的。因為上級會注意到你的存在,所以他即使解決民眾的問題,個人也有credit。所以降低風險、慳力,然後又有credit,這三件事情加在一起就成為公務員創新的動力。
在一路的傾談當中,我都在驚訝台灣政府重視人民的態度,以及唐鳳及其團隊的心思細密。觀乎現在的香港,我們當然沒有像台灣的民主制度(畢竟別人是用了好多年的抗爭與鮮血去換來的),我們當然未能一步登天,期待一個晚上過去就翻轉政府官員與公務員的思維。雖說中策組改組成的創新辦,其實可以擔當這個角色協調各部門的工作,大家可以看到他們工作的成效如何。